(0252) 41 91 01 info@bkd.euZwartelaan 2, 2161 AL Lisse

Privacyverklaring

1. Introductie

Betrouwbaarheid zit in het dna van onze organisatie. Daarbij hoort ook het waarborgen van de privacy van iedereen die te maken heeft met BKD. Deze Privacyverklaring is bedoeld om uw rechten uiteen te zetten en om aan te geven hoe wij uw persoonlijke gegevens verwerken. Als u meer informatie wenst, neem dan contact op met de functionaris gegevensbescherming via: fg@bkd.eu.

Ons beleid en voorschriften rond het werken met persoonsgegevens zijn opgesteld in overeenstemming met de vereisten van de 1995 European Union Data Protection Directive (Directive 95/46/EC) en de General Data Protection Regulation (Algemene verordening gegevensbescherming, van kracht vanaf 25 mei 2018) en de van toepassing zijnde nationale wetgeving.

2. Welke informatie wij verzamelen

Wij verzamelen en verwerken persoonlijke gegevens over u wanneer u bij ons staat geregistreerd; wanneer u als geïnteresseerde contact met ons opneemt of wanneer wij een andere zakelijke relatie met u hebben. Wanneer u uitsluitend onze website bezoekt verzamelen wij geen gegevens van u. Website bezoeken met kwade opzet vormen een uitzondering; zie par. 4 “Hoe wij zorgen dat uw gegevens veilig zijn”.

De persoonlijke en/of zakelijke gegevens die wij verwerken over geregistreerden zijn:

  • naam;
  • bedrijfsnaam;
  • functietitel;
  • aanspreektitel;
  • kvk-nummer;
  • vestigingsadres, e-mailadres en/of telefoonnummer;
  • betalingsgegevens, inclusief rekeningnummer en factuur- en leveringsadressen;
  • keuringsinformatie inclusief onder meer teeltlocaties, cultivarkeuze, aangevraagde klasseringen en toets- en keuringsuitslagen.

Wanneer u als geïnteresseerde contact met ons opneemt verwerken wij uw:

  • naam;
  • eventueel bedrijfsnaam en functietitel;
  • aanspreektitel;
  • e-mailadres en/of telefoonnummer;
  • opmerking, vraag of klacht;
  • eventuele andere door u verstrekte gegevens (bijzondere persoonsgegevens uitgezonderd1).

Van leveranciers en partners zoals sectorraden; collega keuringsdiensten et cetera en overige zakelijke relaties, verwerken wij:

  • naam;
  • eventueel bedrijfsnaam en functietitel;
  • aanspreektitel;
  • zakelijk e-mailadres en/of telefoonnummer;
  • inhoudelijke gegevens gerelateerd aan het doel van de zakelijke relatie;
  • eventuele andere door u verstrekte gegevens (bijzondere persoonsgegevens uitgezonderd1).

Met regelmaat hebben wij mooie loopbaankansen beschikbaar binnen onze keuringsdienst. Van sollicitanten verwerken wij de volgende gegevens:

  • naam;
  • aanspreektitel;
  • e-mailadres en/of telefoonnummer;
  • loopbaangegevens;
  • eventuele andere door u verstrekte gegevens (bijzondere persoonsgegevens uitgezonderd1).

3. Hoe, en op welke wettelijke basis wij deze informatie gebruiken

Tweemaal per jaar versturen wij een nieuwsbrief aan alle geregistreerden en overige geïnteresseerden die hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven. U kunt zich hiervoor op enig moment afmelden per e-mail of door de instructies in de nieuwsbrief te volgen.

Daarnaast verwerken wij de in paragraaf 1 vermelde persoonlijke gegevens van geregistreerden, voor de volgende doeleinden:

  1. het leveren van diensten op het gebied van de keuring van partijen bloembollen, namelijk visuele inspecties; monstername; monstertoetsing; grondbemonstering en administratieve controles, zoals beschreven in onze keuringssystematiek;
  2. uitvoering van wettelijke controletaken;
  3. onderhouden van partij-informatie in onze teelt- en handelssystemen KIS en Ketenregister;
  4. uitvoeren im- en exportinspecties;
  5. verstrekken van keuringsinformatie en relevante berichtgeving rond de keuringssystematiek; wijzigingen daarin en/of ontwikkelingen binnen de bloembollensector;
  6. versturen van uitnodigen tot deelname aan ons klanttevredenheidsonderzoek (gemiddeld een keer per vier jaar);
  7. opmaken en publiceren van rapportages zoals statistieken over de sector (zie paragraaf 6);
  8. om de toepasselijke wet- en regelgeving na te leven, met name onze informatieplicht richting de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).

Verwerking 1 tot en met 7 voeren wij uit op grond van de overeenkomst tussen u en BKD, voortkomende uit de registratie; verwerking 8 voeren wij uit op grond van de van toepassing zijnde Nederlandse en Europese wet- en regelgeving en van overheidswege verkregen mandaten.

Wij verwerken de in paragraaf 1 vermelde persoonlijke gegevens van geïnteresseerden die contact met ons opnemen, voor de volgende doeleinden:

  1. registreren van uw opmerking, vraag of klacht;
  2. opvolgen hiervan;
  3. informeren rond de afhandeling van uw opmerking, vraag of klacht.

Verwerking 1 en 2 voeren wij uit op grond van het gerechtvaardigd belang dat het contactmoment voor u en ons teweegbrengt. Verwerking 3 voeren wij uit na uw schriftelijk of mondeling gegeven toestemming.

Wij verwerken de in paragraaf 1 vermelde persoonlijke gegevens van zakelijke relaties, voor de volgende doeleinden:

  • relatiebeheer met belanghebbenden;
  • belangenbehartiging van BKD, binnen de bloembollensector en aanverwante;
  • opdracht- en/of contractvorming met leveranciers of samenwerkingspartners;
  • kennisuitwisseling met collega keuringsdiensten.

Deze verwerkingen voeren wij uit op grond van ons gerechtvaardigd belang om effectieve zakelijke relaties te onderhouden die onze bedrijfsvoering ondersteunen.

Wij verwerken de in paragraaf 1 vermelde persoonlijke gegevens van sollicitanten, voor de volgende doeleinden:

  1. het voldoen aan wettelijke en overige bindende verplichtingen;
  2. maken van wervingsbeslissingen;
  3. beheersen van risico’s.

De verwerkingen 1 tot en met 3 voeren wij uit op grond van ons gerechtvaardigd belang een goede bedrijfsvoering te borgen, om optimaal dienst te doen als kwaliteitsschakel in de bloembollensector.

4. De bron van de persoonsgegevens die wij verwerken

De persoonsgegevens die wij verwerken, zijn in de meeste gevallen door u zelf aan ons verstrekt. In geval van geregistreerden worden door u verstrekte adres- en contactgegevens uitgewisseld met nationale en Europese databases (Client Import en Client Export en door de Nederlandse keuringsdiensten beheerde softwaresystemen die hiermee zijn gekoppeld) en kunnen daar dan ook uit afkomstig zijn. Verder worden de door u verstrekte gegevens gecontroleerd aan de hand van uw inschrijving bij de KvK.

Van sollicitanten kunnen wij ook informatie verwerken afkomstig van derden zoals wervingsbureaus of online recruitmentplatformen. Ook kunnen wij persoonsgegevens over u verkrijgen via uw openbare online profielen indien deze aanwezig zijn. Voordat wij in een sollicitatieprocedure overgaan tot antecedentenonderzoek, bijvoorbeeld bij voormalig werkgevers, stellen wij u hiervan op de hoogte.

5. Hoe wij uw gegevens beschermen

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen die zorgen voor een passend beveiligingsniveau van al dan niet gedigitaliseerde informatie. Hiermee voorkomen wij dat onbevoegden van binnen of buiten de organisatie toegang krijgen tot uw persoonsgegevens.

De website en de BKD-systemen zijn beschermd met behulp van diverse digitale middelen. Hiermee worden fraude, beveiligingsincidenten, criminaliteit en andere vormen van misbruik voorkomen en wordt het gebruik van onze website en systemen tevens gemonitord. Dit doen wij in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving.

Bij vermoedens van misbruik van de BKD website of systemen, kunnen anonieme gebruikersgegevens worden opgeslagen en worden geanalyseerd. Indien voldoende bewijs is verzameld, worden deze gegevens overgedragen aan het bevoegd gezag.

6. Met wie en wanneer wij uw persoonlijke gegevens delen

Op gezette tijden hebben de volgende partijen inzage in persoonsgegevens die door BKD verwerkt worden:

  • professionele adviseurs: accountants; externe juridische en financiële adviseurs, et cetera;
  • NVWA en eventuele door het Ministerie van LNV aangewezen onderzoeksbureaus, die ten taak hebben toezicht en controle uit te oefenen op BKD;
  • de Raad voor Accreditatie die audits uitvoert op de ISO normen waarvoor BKD geaccrediteerd is;
  • de nationale autoriteiten van derde landen tijdens werkbezoeken in Nederland.

Bovenstaande partijen hebben allen een wettelijke dan wel protocollaire geheimhoudingsplicht ten aanzien van de (persoons)gegevens die zij raadplegen of op een andere manier verwerken in de uitvoering van hun taken.

Wanneer het noodzakelijk is vanuit het oogpunt van de plantgezondheid; kwaliteitsbeheersing in de bloembollensector of vanuit het oogpunt van de administratieve handhavingstaken van BKD, zoals vastgelegd in overeenkomsten en protocollen met het bevoegd gezag, worden persoonsgegevens van geregistreerden gedeeld met het Nationaal Referentie Centrum (NRC) en/of de NVWA en/of met het Tuchtgerecht van BKD dan wel de Officier van Justitie. Ook verstrekt de BKD gegevens wanneer zij daar door een rechter toe veroordeeld is, bijvoorbeeld op basis van de Wet Openbaarheid van Bestuur of artikel 843a of 843b Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering.

Jaarlijks publiceren wij enkele statistieken ten behoeve van de sector. De gebruikte teeltgegevens worden anoniem verwerkt en het is niet mogelijk hier (naar personen herleidbare) bedrijfsprofielen uit op te maken. Indien een cultivar door slechts één teler wordt geteeld, vermelden wij deze niet.

In overeenkomst met onze wettelijke verplichting delen wij cultivarinformatie op aanvraag met kwekersrechthouders.

Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van geregistreerden, in het kader van im- en exportkeuringen, heeft BKD een gedeelde verwerkersverantwoordelijkheid samen met de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. De NVWA heeft dan ook onverkort toegang tot al de betreffende persoonsgegevens.

Persoonsgegevens kunnen ook worden gedeeld met externe dienstverleners die deze namens BKD verwerken, voor de in paragaaf 2 genoemde doeleinden. Er wordt uitsluitend samengewerkt met dienstverleners die zich er toe verbinden om de bepalingen uit deze Privacyovereenkomst na te leven.

Indien derden toegang hebben tot persoonsgegevens, bijvoorbeeld in het kader van onderhoudswerkzaamheden, borgt BKD op passende wijze, onder meer via verwerkersovereenkomsten, dat het BKD-beleid rond bescherming van persoonsgegevens, evenals de bepalingen uit deze Privacyverklaring, worden nageleefd.

In geval van sollicitanten kunnen wij uw gegevens delen met assessmentbureaus, maar uitsluitend na u hierover te hebben ingelicht.

7. Hoe lang wij uw persoonlijke gegevens bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor de beschreven doeleinden, waarna we de gegevens permanent verwijderen. Uitbreiding van de bewaartermijn kan plaatsvinden in geval dit wettelijk verplicht is of in voorkomende gevallen die dit rechtvaardigen, zoals in het kader van geschilbeslechting of om  misbruik en fraude te voorkomen.

Vernietiging van archieven vindt plaats met inachtneming van de beveiligingsplicht die wij hebben ten aanzien van de door ons verwerkte gegevens. Om die reden werken wij met een partij die gecertificeerd is op het gebied van archiefvernietiging.

Persoonsgegevens van geregistreerden bewaren wij gedurende een periode van negen jaar na iedere jaarlijkse registratie. Als u een geïnteresseerde of zakelijke relatie bent, bewaren wij uw persoonsgegevens voor de duur van ons contact, en voor maximaal 12 maanden na het laatste wederzijdse contactmoment.

Persoonsgegevens die wij ontvangen in het kader van sollicitaties (inclusief eventuele notities van het sollicitatiegesprek) bewaren wij gedurende maximaal zes maanden vanaf de datum van ontvangst of vanaf hun aanmaak bij BKD. Indien de sollicitatieprocedure uitloopt op een dienstverband, worden de interne bepalingen ten aanzien van bescherming persoonsgegevens op uw gegevens van kracht. U krijgt hierover bij indiensttreding meer informatie.

8. Waar wij uw gegevens opslaan

De persoonlijke gegevens die we van u verzamelen, kunnen uitsluitend worden overgedragen naar sub-verwerkers, binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”). Daarmee blijft BKD te allen tijde de Verwerkingsverantwoordelijke, behalve wanneer het gaat om een wettelijk verplichte overdracht van persoonsgegevens aan bevoegd gezag.

9. Uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens

De toestemming die u ons heeft gegeven om uw persoonlijke gegevens te gebruiken en/of te (laten) verwerken, kunt u op elk gewenst moment intrekken. U kunt dit aan ons kenbaar maken per e-mail, door een bericht te sturen naar fg@bkd.eu, of via ons algemene telefoonnummer.

Als de gegevens die wij over u bewaren onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons hiervan op de hoogte stellen met het verzoek dit te corrigeren of aan te vullen. Ook heeft u het recht om ons te vragen een kopie te verstrekken van alle persoonlijke gegevens die we over u bewaren.

U kunt bij ons een verzoek indienen tot het wissen van uw persoonlijke gegevens, wat wij in behandeling nemen. Waar mogelijk zullen wij binnen twee weken gehoor geven aan dit verzoek, en u ontvangt van ons altijd bericht over de uitvoering dan wel opvolging van uw verzoek.

[1]Bijzondere persoonsgegevens betreffen informatie over de godsdienst of levensovertuiging; ras; politieke voorkeur; gezondheid; seksuele leven; lidmaatschap van een vakbond; strafrechtelijk verleden en het burgerservicenummer